Glossario
Che cos'è titolare del trattamento?
Il titolare del trattamento dei dati è l'organizzazione che decide perché e come vengono trattati i dati personali; in un programma fedeltà, si tratta dell'azienda che gestisce il programma, non del fornitore del software.
Questa distinzione determina chi è il proprietario dell'elenco clienti. Poiché l'azienda è il titolare del trattamento, la lista clienti le appartiene e può essere restituita su richiesta a [email protected], e la piattaforma non può utilizzare quei clienti per scopi propri. Qualsiasi fornitore di programmi fedeltà che rivendichi la proprietà dei dati dei clienti dovrebbe essere considerato un serio rischio commerciale.
Chi è il responsabile del controllo in un programma fedeltà?
L'azienda che gestisce il programma. Decide quali clienti iscrivere, quanto incassare, cosa fa la carta e quando inviare messaggi alle persone; sono proprio queste decisioni che rendono un'organizzazione un titolare del trattamento.
La piattaforma di fidelizzazione agisce in qualità di responsabile del trattamento dei dati su istruzioni dell'azienda. Tale attribuzione è importante perché il titolare del trattamento ha gli obblighi che i clienti possono far valere: fornire le informazioni al momento della raccolta, rispettare le richieste di accesso e cancellazione e disporre di una base giuridica per ciascuna finalità.
Cosa significa questo in pratica?
Quattro cose che la piattaforma non può fare al posto vostro: ottenere il consenso alla cassa, decidere il periodo di conservazione dei dati, rispondere a un cliente che chiede cosa conservate su di lui, e mantenere il controllo delle copie della lista clienti una volta restituita.
È proprio in quest'ultimo caso che le piccole imprese falliscono più spesso. Un file CSV scaricato una sola volta e lasciato nella cartella dei download è un dato personale che controlli e che non rientra in alcun meccanismo di eliminazione previsto dalla tua piattaforma.
Possono esserci due controller?
Sì: la contitolarità del trattamento esiste quando due organizzazioni decidono insieme le finalità, e comporta propri obblighi specifici. In un programma di fidelizzazione standard, l'azienda è l'unica titolare del trattamento e la piattaforma agisce come responsabile del trattamento.
Vedi anche
- Responsabile del trattamento: Un responsabile del trattamento gestisce i dati personali per conto di un titolare del trattamento e solo secondo le sue istruzioni; una piattaforma di fidelizzazione è un responsabile del trattamento che agisce per conto dell'azienda che la utilizza.
- Consenso GDPR: Il consenso GDPR è l'autorizzazione libera, specifica e registrata che un'azienda deve ottenere prima di trattare i dati personali di un cliente UE per un programma fedeltà.
- Dati proprietari: I dati proprietari sono informazioni che un'azienda raccoglie direttamente dai propri clienti, come un numero di telefono fornito alla cassa, e in un programma fedeltà sono l'asset che il programma produce.
Ulteriori letture
GDPR e programmi fedeltà: cosa deve fare una piccola impresa
La checklist pratica di conformità per gestire un programma di fedeltà digitale nell'UE: base giuridica, consenso per il marketing, limiti di conservazione e diritti dell'interessato.
Gestire un unico programma fedeltà in più sedi
Come gestire un unico programma fedeltà su due o più punti vendita: una sola carta o più carte, chi paga per un premio riscattato altrove e cosa cambia con i franchisee.