Glossar
Was ist Verantwortlicher?
Der Datenverantwortliche ist die Organisation, die entscheidet, warum und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden; bei einem Treueprogramm ist dies das Unternehmen, das das Programm durchführt, nicht der Softwareanbieter.
Diese Unterscheidung bestimmt, wem die Kundenliste gehört. Da das Unternehmen der Verantwortliche ist, gehört ihm die Kundenliste, und sie kann auf Anfrage an [email protected] zurückgegeben werden, und die Plattform darf diese Kunden nicht für eigene Zwecke nutzen. Jeder Anbieter von Kundenbindungsprogrammen, der die Eigentumsrechte an Ihren Kundendaten beansprucht, sollte als ernstzunehmendes Geschäftsrisiko betrachtet werden.
Wer ist der Verantwortliche in einem Treueprogramm?
Das Unternehmen, das das Programm durchführt. Es entscheidet, welche Kunden angemeldet werden, welche Daten erhoben werden, welche Funktionen die Karte bietet und wann die Kunden benachrichtigt werden. Diese Entscheidungen machen eine Organisation zum Verantwortlichen.
Die Loyalitätsplattform ist ein Auftragsverarbeiter, der im Auftrag des Unternehmens handelt. Diese Zuordnung ist relevant, da der Verantwortliche die Pflichten trägt, die Kunden geltend machen können: Bereitstellung von Informationen bei der Erhebung, Berücksichtigung von Zugriffs- und Löschungsanfragen sowie Vorliegen einer Rechtsgrundlage für jeden Verarbeitungszweck.
Was bedeutet das in der Praxis?
Vier Dinge, die die Plattform nicht für Sie übernehmen kann: die Einwilligung an der Kasse einholen, Ihre Aufbewahrungsfrist festlegen, einem Kunden antworten, der fragt, was Sie über ihn gespeichert haben, und Kopien Ihrer Kundenliste unter Kontrolle zu halten, sobald sie zurückgegeben wurde.
Hier scheitern kleine Unternehmen am häufigsten. Eine einmal heruntergeladene und im Download-Ordner gespeicherte CSV-Datei enthält personenbezogene Daten, über die Sie die Kontrolle haben, und sie fällt nicht unter die Löschfunktion Ihrer Plattform.
Kann es zwei Controller geben?
Ja: eine gemeinsame Verantwortlichkeit besteht, wenn zwei Organisationen die Zwecke gemeinsam festlegen, und sie bringt eigene Anforderungen mit sich. Bei einem Standard-Kundenbindungsprogramm ist das Unternehmen alleiniger Kontrolleur, die Plattform hingegen nur Auftragsverarbeiter.
Siehe auch
- Auftragsverarbeiter: Ein Datenverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen und ausschließlich nach dessen Weisungen; eine Loyalitätsplattform ist ein Verarbeiter, der für das Unternehmen handelt, das sie nutzt.
- DSGVO-Einwilligung: Die DSGVO-Einwilligung ist die freiwillig erteilte, spezifische und protokollierte Erlaubnis, die ein Unternehmen einholen muss, bevor es personenbezogene Daten eines EU-Kunden für ein Treueprogramm verarbeitet.
- Erstanbieterdaten: Erstanbieterdaten sind Informationen, die ein Unternehmen direkt von seinen eigenen Kunden erhebt, etwa eine an der Kasse angegebene Telefonnummer, und in einem Treueprogramm sind sie das Ergebnis, das das Programm hervorbringt.
Weiterführende Informationen
DSGVO und Treueprogramme: Was kleine Unternehmen beachten müssen
Die praktische Compliance-Checkliste für den Betrieb eines digitalen Treueprogramms in der EU: Rechtsgrundlage, Einwilligung für Marketing, Aufbewahrungsfristen und Rechte der betroffenen Personen.
Ein einziges Treueprogramm an mehreren Standorten betreiben
Wie man ein einheitliches Treueprogramm an zwei oder mehr Standorten betreibt: eine Karte oder mehrere, wer für eine an anderer Stelle eingelöste Prämie bezahlt und was sich bei Franchisenehmern ändert.