Woordenlijst
Wat is verwerkingsverantwoordelijke?
De gegevensbeheerder is de organisatie die beslist waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt; in een loyaliteitsprogramma is dit het bedrijf dat het programma uitvoert, niet de softwareleverancier.
Dit onderscheid bepaalt wie de eigenaar is van de klantenlijst. Omdat het bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke is, is het klantenbestand van het bedrijf zelf en kan het op verzoek worden geretourneerd naar [email protected], en mag het platform die klanten niet voor eigen doeleinden gebruiken. Elke aanbieder van loyaliteitsprogramma's die beweert eigenaar te zijn van uw klantgegevens, moet worden beschouwd als een ernstig commercieel risico.
Wie is de verantwoordelijke partij in een loyaliteitsprogramma?
Het bedrijf dat het programma uitvoert, beslist welke klanten worden ingeschreven, wat er wordt verzameld, wat de kaart doet en wanneer er berichten naar mensen worden gestuurd. Die beslissingen maken van een organisatie een controlerende instantie.
Het loyaliteitsplatform is een verwerker die handelt in opdracht van het bedrijf. Deze toewijzing is belangrijk omdat de verwerkingsverantwoordelijke de verplichtingen draagt die klanten kunnen afdwingen: het verstrekken van informatie bij het verzamelen ervan, het honoreren van verzoeken om inzage en verwijdering, en het hebben van een wettelijke grondslag voor elk doel.
Wat betekent dat in de praktijk?
Vier dingen die het platform niet voor u kan doen: toestemming verkrijgen aan de balie, uw bewaartermijn bepalen, een klant beantwoorden die vraagt wat u over hem bewaart, en gecontroleerd kopieën van uw klantenbestand bewaren nadat het is geretourneerd.
Dat laatste punt is waar kleine bedrijven het vaakst de mist in gaan. Een CSV-bestand dat eenmaal is gedownload en in een downloadmap is blijven staan, bevat persoonlijke gegevens waarover u de controle hebt en die buiten het verwijderingsproces van uw platform vallen.
Kunnen er twee controllers zijn?
Ja: gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid bestaat wanneer twee organisaties samen de doeleinden bepalen, en dit brengt eigen verplichtingen met zich mee. Bij een standaard loyaliteitsprogramma is het bedrijf de enige controleur en het platform de verwerker.
Zie ook
- Verwerker: Een gegevensverwerker verwerkt persoonsgegevens namens een verwerkingsverantwoordelijke en uitsluitend volgens diens instructies; een loyaliteitsplatform is een verwerker die handelt namens het bedrijf dat er gebruik van maakt.
- AVG-toestemming: GDPR-toestemming is de vrijwillig gegeven, specifieke en vastgelegde toestemming die een bedrijf moet verkrijgen voordat het de persoonsgegevens van een EU-klant verwerkt voor een loyaliteitsprogramma.
- First-party data: First-party data is informatie die een bedrijf rechtstreeks van zijn eigen klanten verzamelt, zoals een telefoonnummer dat aan de balie wordt gegeven, en binnen een loyaliteitsprogramma is dit het bezit dat het programma oplevert.
Meer informatie
AVG en loyaliteitsprogramma's: wat een klein bedrijf moet doen
De praktische compliancechecklist voor het uitvoeren van een digitaal loyaliteitsprogramma in de EU: rechtsgrond, toestemming voor marketing, bewaartermijnen en rechten van betrokkenen.
Eén loyaliteitsprogramma beheren op meerdere locaties.
Hoe beheer je één loyaliteitsprogramma voor twee of meer vestigingen: één kaart of meerdere, wie betaalt voor een elders ingewisselde beloning en wat verandert er bij het wisselen van franchisenemers?