Glossaire
Qu'est-ce que sous-traitant ?
Un sous-traitant traite des données personnelles pour le compte d'un responsable du traitement et uniquement selon ses instructions ; une plateforme de fidélisation est un sous-traitant agissant pour le compte de l'entreprise qui l'utilise.
Cette relation est régie par un accord de traitement des données (ATD), qui précise les actions autorisées au responsable du traitement, les sous-traitants auxquels il fait appel, le lieu de stockage des données et les modalités de résolution du contrat. Tout fournisseur de programmes de fidélisation opérant dans l'UE doit publier un ATD ainsi qu'une liste à jour de ses sous-traitants.
Que doit couvrir un contrat de traitement des données ?
Ce que le responsable du traitement peut faire des données, les sous-traitants qu'il utilise, l'endroit où les données sont stockées, les mesures de sécurité qu'il applique, la manière dont il répond aux demandes des personnes concernées et ce qui se passe à la fin du contrat.
Tout prestataire de programmes de fidélisation opérant dans l'UE doit publier un accord de traitement des données ainsi qu'une liste à jour de ses sous-traitants. L'absence de ces documents sur demande est révélatrice de la manière dont le prestataire respecte cette obligation.
Qui sont les sous-traitants dans un programme de fidélité ?
Généralement, un fournisseur de SMS, un hébergeur et les plateformes de portefeuille électronique elles-mêmes traitent une partie des données client pour le compte de la plateforme de fidélisation ; il convient donc de les nommer plutôt que de les décrire de manière générique.
Une entreprise demeure responsable des données de ses clients tout au long de cette chaîne, c'est pourquoi cette liste est plus importante qu'il n'y paraît au premier abord.
Que deviennent les données si le contrat prend fin ?
Le processeur doit supprimer ou renvoyer le fichier sur instruction du contrôleur. Confirmez le format tant que votre compte est encore actif : les colonnes varient d'une plateforme à l'autre, et les soldes de tampons ne sont pas toujours inclus.
Voir aussi
- Responsable du traitement: Le responsable du traitement des données est l'organisation qui décide pourquoi et comment les données personnelles sont traitées ; dans le cadre d'un programme de fidélité, il s'agit de l'entreprise qui gère le programme, et non du fournisseur de logiciels.
- Consentement RGPD: Le consentement RGPD est l'autorisation libre, spécifique et enregistrée qu'une entreprise doit obtenir avant de traiter les données personnelles d'un client de l'UE dans le cadre d'un programme de fidélité.
Pour aller plus loin
RGPD et programmes de fidélité : ce qu’une petite entreprise doit faire
La liste de conformité pratique pour gérer un programme de fidélité numérique dans l'UE : base légale, consentement marketing, limites de conservation et droits des personnes concernées.
Que doivent contenir les conditions générales de votre programme de fidélité ?
Les clauses dont les conditions générales de fidélité d'une petite entreprise ont besoin, celles qui provoquent des litiges quand elles font défaut, et pourquoi l'expiration est la décision la plus importante du document.