Glossaire
Qu'est-ce que responsable du traitement ?
Le responsable du traitement des données est l'organisation qui décide pourquoi et comment les données personnelles sont traitées ; dans le cadre d'un programme de fidélité, il s'agit de l'entreprise qui gère le programme, et non du fournisseur de logiciels.
Cette distinction détermine à qui appartient la liste de clients. Étant donné que l'entreprise est le responsable du traitement, sa liste de clients lui appartient et peut lui être restituée sur demande à [email protected], et la plateforme ne peut pas utiliser ces clients à ses propres fins. Tout fournisseur de programmes de fidélisation qui revendique la propriété de vos données clients représente un risque commercial important.
Qui est le responsable du programme de fidélité ?
L'entreprise qui gère le programme décide quels clients inscrire, ce qu'il faut collecter, les fonctionnalités de la carte et le moment d'envoyer des messages ; ce sont ces décisions qui font d'une organisation un contrôleur.
La plateforme de fidélisation agit en tant que sous-traitant, conformément aux instructions de l'entreprise. Cette distinction est importante car le responsable du traitement est soumis aux obligations que les clients peuvent exiger : fournir des informations lors de la collecte, honorer les demandes d'accès et de suppression, et disposer d'une base légale pour chaque finalité.
Qu'est-ce que cela signifie concrètement ?
Quatre choses que la plateforme ne peut pas faire pour vous : obtenir le consentement au comptoir, décider de votre durée de conservation, répondre à un client qui demande ce que vous détenez, et garder le contrôle des copies de votre liste de clients une fois celle-ci restituée.
C’est sur ce dernier point que les petites entreprises échouent le plus souvent. Un fichier CSV téléchargé une seule fois et laissé dans un dossier de téléchargements contient des données personnelles que vous contrôlez et qui échappent au processus de suppression proposé par votre plateforme.
Peut-il y avoir deux manettes ?
Oui : la responsabilité conjointe du traitement existe lorsque deux organisations décident ensemble des finalités, et elle comporte ses propres obligations. Dans le cadre d'un programme de fidélisation standard, l'entreprise est le seul responsable du traitement et la plateforme agit en tant que sous-traitant.
Voir aussi
- Sous-traitant: Un sous-traitant traite des données personnelles pour le compte d'un responsable du traitement et uniquement selon ses instructions ; une plateforme de fidélisation est un sous-traitant agissant pour le compte de l'entreprise qui l'utilise.
- Consentement RGPD: Le consentement RGPD est l'autorisation libre, spécifique et enregistrée qu'une entreprise doit obtenir avant de traiter les données personnelles d'un client de l'UE dans le cadre d'un programme de fidélité.
- Données propriétaires: Les données propriétaires sont des informations qu'une entreprise collecte directement auprès de ses propres clients, comme un numéro de téléphone donné au comptoir, et dans un programme de fidélité, c'est l'actif que produit le programme.
Pour aller plus loin
RGPD et programmes de fidélité : ce qu’une petite entreprise doit faire
La liste de conformité pratique pour gérer un programme de fidélité numérique dans l'UE : base légale, consentement marketing, limites de conservation et droits des personnes concernées.
Gérer un seul programme de fidélité sur plusieurs sites
Comment gérer un programme de fidélité unique sur deux sites ou plus : une ou plusieurs cartes, qui paie une récompense utilisée ailleurs et quels sont les changements pour les franchisés ?